Nu sunt bani, Nu avem timp.
…sunt doar „scuze” în calea dezvoltării, optimizării, etc.
8 sfaturi care oferă timp și salvează bani
Notă importantă: această postare reprezintă un studiu de caz, menit să ajute la decizia de implementare, nu se oferă vânzarea de cursuri sau servicii de implementare. Totuși vă pot ajuta în stadiul de implementare și susținere, dacă veți dori să discutăm.
Chiar dacă aveți o societate mică, medie, start-up sau activitate mai mică de birou, vă puteți îmbunătăți activitatea, prin forțe proprii, folosind metodologia de bază. Acest efort și exercițiu, garantat vă va îmbunătății activitatea. Puteți fi „un bun gospodar” și prin forțe proprii!
De reținut, metodologia implică un comportament respectos, fără a râde la orice întrebare, prin a încuraja comunicarea liberă și confortabilă.
La ce ne ajută 5S? Cum a apărut?
- Deși multe societăți abia implementează 5S și sunt foarte uimite de eficiență, metodologia a apărut din 1970,
- Inventatorul japonez Sakichi Toyoda – fondatorul Toyota, care este cunoscut și ca „tatăl revoluției industriale japoneze” a dezvoltat 5S,
- Stabilirea unui flux de lucru clar, proceduri clare (nu doar de dragul emiterii de proceduri), discuții cu persoanele cu rol de Coordonare, toate ajută în procesul de dezvoltare.
Ce înseamnă a fi un „bun gospodar”?
Sfatul nr. 1] Pentru a organiza activitatea biroului, producției, depozitului, înseamnă a face curățenie și aranjare. Practic menținem ce avem!
Dacă pe birou sunt multe hârtii împrăștiate, pixuri, etc., se presupune că, ce căutați se va găsi mai greu!
Dacă e-mail-ul este plin, fără marcaje sau filtre, se presupune că, veți identifica mai târziu, ceva important!
Astfel aranjarea biroului, gen tăvi pentru documente cu etichete, distribuți documentelor în bibliorafturi, organizarea e-mail-lui cu foldere, culori, reguli de trimitere princial și CC, vor oferi un birou mai organizat, eficient și liniștit.
Deja din cele menționate se pot implementa proceduri!
Sfatul nr. 2] Nu avem timp!…timpul este relativ, dacă nu este folosit eficient, dispare!
După cum menționează Brian Tracy în Eat That Frog (tehnică testată de mine), începeți ziua cu cea mai dificilă decizie, sarcină și o duceți până la capăt.
Se pot folosi diferite „unelte” gen Google Calendar, pentru a pune Reminder, Task, etc.
Principiul Pareto (cunoscut de asemenea, ca regula 80/20), din totalul activității zilnice, 20% reprezintă urgențe, iar 80% se pot delega sau amâna.
Tehnica A,B,C, gen A-de făcut, B-deleg, C-amân.
Deja din cele menționate se pot implementa proceduri!
Sfatul nr. 3] Comunicarea, reprezintă un aspect foarte important și să nu uităm, de comunicarea non-verbală. Ne putem da seama foarte ușor, dacă ce transmitem se înțelege sau nu.
Limbajul trebuie adaptat, de evitat la început termenii, care pot duce către anumite conotații gen „pull-in” „pull-out” (termeni care provin din Lean Manufacturing), deoarece o comunicare simplă, va avea un impact mai mare.
Sfatul nr. 4] Curățenia biroului, producției, depozitului, vestiarului, grupului sanitar, condiții decente de muncă.
Dacă nu sunt condiții decente de muncă, implementarea nu va avea succesul așteptat!
Deja din cele menționate se pot implementa proceduri!
Sfatul nr. 5] Verificarea și pregătirea „instrumentelor de lucru”, de la birou – producție – depozit.
Serverul să fie pregătit (securizat, backup, etc.), stațiile de lucru (desktop/laptop) să fie complet funcționale, verificare erori, antivirus, firewall (dacă nu există dedicat), aranjare fișiere (eliberare desktop), verificare software, stabilire proceduri de lucru, etc.
Producție-verificarea echipamentelor, identificarea problemelor și trasarea clară a sarcinilor de rezolvare. (sunt prea multe aspecte de scris…)
Depozit-verificarea echipamentelor, identificarea problemelor și trasarea clară a sarcinilor de rezolvare. (sunt prea multe aspecte de scris…)
Deja din cele menționate se pot implementa proceduri!
Sfatul nr. 6] Participarea la activitățile zilnice, minim 1 zi, minim 8 ore.
Alături de Director, Coordonator, Șef, etc., participați și notați fluxul efectiv de lucru, birou-producție-depozit-etc.
Explicați că, în acest moment, puneți doar întrebări, ca să întelegeți mai bine activitatea.
Deja din cele menționate se pot implementa proceduri!
Sfatul nr. 7] Începerea discuțiilor pentru 5S și stabilirea planului de lucru.
Anunțați în avans persoanele implicate în procesul de implementare și stabiliți împreună când în timpul zilei să purtați discuțiile. (discuțiile să fie confortabile)
Ascultați fiecare Responsabil de Departament/Manager, notați ideile principale și rugați ca, după ședință să facă Follow-up pe e-mail, în care să prezinte problemele, nevoile și eventualele soluții/propuneri.
Fiecare Responsabil de Departament/Manager, va prezenta în detaliu fluxul activității.
Ideile, propunerile se vor discuta concret în baza activității curente și dacă se poate, se vor testa.
Sfatul nr. 8] Centralizarea informațiilor, stabilirea termenelor de implementare și persoanele desemnate.
Începe 5S: SORTARE, ORDONARE, CURĂȚARE, STANDARDIZARE, SUSȚINERE.
Pentru Standardizare și Susținere, aveți deja idei de la Sfaturile 1-7.
Pentru Sortare și Ordonare, ține mult de a fi „un bun gospodar”.
